IT業務効率化
「社内のファイルが散在して、最新の資料がどこにあるのか分からない」このような課題にお困りではありませんか？
SharePointはファイル管理だけでなく、企業の情報共有を効率化し業務の生産性向上に貢献するツールです。
弊社でもSharePointを活用しており活用事例を交えながら、分かりやすくご紹介いたします。
導入事例はコチラから！
数カ月でどう実現した？
取引先との全ての業務を完結できるポータルサイト
ITが苦手な従業員でも安心!
全ての通常業務を完結できるポータルサイトの導入事例を紹介しています。
SharePointとは、Microsoftが提供する情報共有および管理ツールです。 社内ポータルサイトの作成、企業・組織内でのファイル管理、他のMicrosoft 365アプリとの連携を通じて、業務の効率化を実現します。
SharePointを活用すれば、情報の分散を防ぎ、管理の手間を軽減しながら、業務を円滑に進めることができます。
単なるファイル管理ツールではなく、組織内の情報共有を促進する多機能なプラットフォームとして活用できます。
本コラムでは、弊社での活用事例を交えながら、SharePointの便利な機能をご紹介します。
SharePointを使えばファイルをクラウド上で一元管理でき、関係者がリアルタイムで最新のデータにアクセスできます。
バージョン管理機能で、誰がいつどのような変更を加えたのかが記録されるため、誤った編集が発生しても以前の状態に戻せる安心感があります。
弊社では製品ごとのページを設けて資料を掲載・共有をしています。
SharePointのニュース機能を活用すれば、組織内で必要な情報を適切に届けることができます。
経営方針の発表、社内イベントの告知、新しいルールの周知など、さまざまな情報を発信できます。
従業員はSharePointのサイトを開くだけで最新の情報を確認できるため、メールの見落としや情報の行き違いを防ぐことが可能です。ニュースにはファイルを添付することができます。
アクセス権を設定すれば、役職や部署ごとに異なるニュースを配信することもでき、関係者に適切な情報を届ける仕組みを構築できます。
SharePointのポータルサイトは、必要なデータやコンテンツを共有できるWebサイトのような機能を持っています。
ここではSharePointで作成するポータルサイトのメリット・デメリットをご紹介します。
SharePointのポータルサイトは、ノーコードで構築できるため、HTMLやCSSなどの専門知識がなくても作成できるのが大きなメリットです。
豊富なテンプレートやツールで簡単にレイアウトを構成できるため、部署やプロダクトごとの独自ページを作成できます。
部署ごとの専用ページを作成したり、業務に必要な資料やニュースを集約したりすることができます。
一方で、SharePointはパーツ（Webパーツ）を組み合わせてサイトを構築するため、デザインや機能の自由度はあまり高くありません。
HTMLやCSSに慣れている方にとってはカスタマイズの自由度が限られているため、使いにくさを感じることがあるかもしれません。
SharePointは、Microsoft TeamsやPower AutomateなどのMicrosoft 365アプリと連携が可能です。たとえば、Power Automateを活用すれば、承認フローやタスク管理を自動化し、業務の効率化につなげることも可能です。
弊社はニュースを作成する際には、以下のプロセスで掲載しています。
こちらは一例ですが、Microsoft 365と連携することで、SharePointの活用範囲がさらに広がります。
他にもMicrosoft 365活用の提案例・事例を知りたい方はMicrosoft 365活用の提案例・事例をご参照ください。
現状を正確に分析し、最適なSharePoint環境を構築することが重要です。
弊社では豊富な導入実績をもとに、現状の課題やご要望に応じた最適なソリューションを提案します。
現場の意見を取り入れ実際の業務プロセスを深く理解することで、無駄のない効率的なシステム構築が可能です。
導入前の準備や導入後のフォローアップを徹底することで、SharePointが最大限に活用される環境を整えます。
企画・構想段階から運用開始後まで、各フェーズの課題に対し、SharePointに精通した技術者が伴走型で支援します。
運用準備の段階では、サイト管理者向けのマニュアルを作成し管理者向けのトレーニングを実施、導入後の運用ではサポート窓口が各種のお困りごとに対応いたします。
またサイト運用支援では、ポータルサイトのコンテンツ更新や管理作業の代行が可能です。
弊社のSharePoint支援は技術的な不安を解消し、企業のDX化を加速させます。
「社内のお知らせがメールで届くけれど、後で探すのが大変…」
「出張申請や捺印申請、パソコンの貸出申請をしたいのに、申請書がどこにあるのかわからない…」
社内の情報が分散していて、必要な資料や申請書を見つけるのに時間がかかることはありませんか？
使いやすい社内ポータルがあれば、そんな悩みをスムーズに解決できます！
社内ポータル制作支援パッケージPREPACK（プリパック）は必要なサイト構成をパッケージ化しているため、難しい要件定義は不要です。
ヒアリングシートにご記入いただくだけで、SharePointのサイト構成を作成し短納期で納品できます。
詳しくは、こちらの動画およびリーフレットをご覧ください。 社内ポータルによる情報集約で業務効率の向上にご興味のある方は、お気軽にお問い合わせください。
近年、リモートワークやハイブリッドワークの普及により、どこからでも安全に情報へアクセスできる環境が求められています。
SharePointを活用することで、従業員はインターネット経由で社内情報にアクセスし、業務をスムーズに進めることができます。
弊社が担当した事例ではコロナ禍においてテレワークを導入したお客様が、紙文書の処理のために出社せざるを得ない状況にあったお客様にWeb会議、タスク管理、情報共有などを社外から安全に行えるポータルサイトの構築を提案し、導入を支援しました。
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「SharePointを活用したいけれどどう活用すればいいかわからない」「SharePointとMicrosoft 365を連携して業務効率化したい」など、課題をお持ちの方は右下のチャットボットやお問い合わせからお気軽にご相談ください。
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