IT業務効率化
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ITが苦手な従業員でも安心!
全ての通常業務を完結できるポータルサイトの導入事例を紹介しています。
現在、紙で行っていた業務の電子化や、承認フローや社内連携を自動化することで効率化させる【DXの推進】を図る企業が増えています。
一方で、DXの推進を検討する際、「何から始めれば良いのか分からない」「難しいツールをいれても使いこなせるのか」「そもそもDXがわからない」といった課題に直面している企業も多いのではないでしょうか。
Microsoft 365の活用でDXの第一歩は踏み出せます！
Word、Excel、PowerPoint、Outlookなど業務に欠かせないアプリが有名ですが、
実はMicrosoft 365のアプリにはDXの推進を可能とする機能がたくさんあります。
Microsoft 365の活用により、情報共有や作業の自動化、データ解析などが実現でき、人手不足の解消や業務効率化につなげることができます。
この連載ではMicrosoft 365のアプリの紹介や連携することでどのようなことができるのかを解説していきます。
「こういうことを行いたいがMicrosoft 365を活用すればできるか？」などの疑問が出てきましたら右下のチャットボットやお問い合わせからお気軽にご相談ください。
また、CTCシステムマネジメント株式会社（以降、CTCS)では、Microsoft 365の活用において、満足度の高いサービス提供を行っておりますので、以下の導入事例も併せてご参考ください。
DXは「Digital Transformation(デジタルトランスフォーメーション)」 の略語でエリック・ストルターマン教授が2004年に提唱した「ITの浸透が人々の生活をあらゆる面でより良い方向に変化させる」という概念になります。
また、経済産業省のデジタルガバナンス・コード2.0(2023/11月時点)では以下のように定義されています。
「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」
しかし、DXの推進をすることで労働者の負担を減らそうとした結果、使いづらく、逆に負担が増えるなどの問題が起こることもあります。
そこで、CTCSではDXを「働く人を働きやすく」と定義し、導入前から導入後までお客様の負担を減らせるサービスを提供しています。
まずはM365のアプリの概要を紹介をしていきます。
それぞれのアプリの詳細については連載で掘り下げて解説を行います。
簡単にアプリの作成が可能。
ビジネスアプリを手軽に作成し、業務プロセスを効率化。
タスクを自動化し、業務の流れをスムーズにすることが可能。
様々なビジネスアプリやデータソースと連携させることで、さらに業務効率向上が図れる。
動的でグラフィカルなレポートが作成できる。
ビジネスデータを見やすく可視化することにより、理解の促進、意思決定を支援。
BI(Business Intelligence)=業務データを分析・加工し、業務や経営の意思決定に活用する手法
1対1のチャットをはじめ、部署やプロジェクト単位でチャットやファイル共有ができるチームを作成することが可能。
ビデオ通話によるWEB会議もでき、コミュニケーションや情報共有に有効。
手軽にアンケートフォームの作成が可能。
リアルタイムで回答の収集状況が確認できる。
動画の管理や共有で使用できるプラットフォーム※。
eラーニングや録画した会議などの動画をアップロードすることで、社員の教育や情報連携が可能。PCでもモバイル端末でも手軽にアクセスできる。
※プラットフォーム＝様々な技術やサービスが統合された基盤で、アプリケーションやサービスを開発・実行するための動作環境
ニュースとして情報を周知させたり、申請書などのドキュメント共有に適したポータルサイトが作成できる。
社内の情報共有の活性化、従業員のエンゲージメント向上が期待できる。
アプリの機能概要を紹介いたしましたが、それらを連携させることでどのようなことを実現できるのでしょうか。
CTCS社内での活用事例をご紹介いたします。
課題
社員のスキル（プロダクト）情報を可視化し、今後強化していく領域を分析したい
人事データベースに、スキルに関する詳細な情報がないため、会社としてどの分野のスキル強化が必要なのかが分からない。全社員のスキル情報の収集と追加が必要。
社員・管理者の手間をかけずにデータ収集・集計・分析できる仕組みをMicrosoft 365 で実現することができました。PowerBIでは、Formsで収集した回答データを整形（グラフ化／ビジュアライズ）・分析・参照することができ、PowerBIでは、ダッシュボードを作成することができます。 下記画像のように、収集したデータを値、表、グラフなどで一覧表示できるようにした画面をダッシュボードと言い、こちらを用いてデータを分析・加工を行うことが可能です。
アプリの連携により手間がかかっていた作業の工数削減が実現できました。
自動化によりヒューマンエラーの防止にも繋がります。
Microsoft 365の活用方法は幅広く、先日は都知事杯オープンデータ・ハッカソンにエントリーした際に、ごみ問題を解決しキレイな町『東京』を目指していくアプリをMicrosoft 365を活用して作成を行いました。
貴社の課題もMicrosoft 365の活用で解決に繋がるかもしれません。
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次回はPower Automateについてご説明します。
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