【ワークフローコラム】第2回　

ワークフローシステムを導入して本当にいいことがあるの？

前回のコラムの最後で「次回はより具体的にワークフローシステムについて解説」すると述べましたが、「ワークフロー」と「ワークフローシステム」の違いについて明確に説明していませんでした。今回はまず、この点から解説していきましょう。

1. 「ワークフロー」と「ワークフローシステム」
2. ワークフローシステムを使用して実感したメリット
3. ワークフローシステムを導入するメリットとは

1.「ワークフロー」と「ワークフローシステム」

ここでは、「ワークフロー」と「ワークフローシステム」を次のように定義します。

「ワークフロー」・・・業務の一連の手続きを図式化したものと、その流れ。

「ワークフローシステム」・・・ワークフローの図式化した仕組みをコンピュータに組み入れ、業務の流れを円滑にして効率化を目的化したもの。

この「ワークフローシステム」ですが、ペーパーレスや内部統制等を大きな目的として、様々なメーカーがワークフローシステム製品を販売しています。はたして、ワークフローシステム製品を導入した場合、会社にとって本当にいいことがあるのでしょうか？

2.ワークフローシステムを使用して実感したメリット

私がワークフローシステムを使用し始めたのは、今から約4年前。当社にＣＴＣグループ統一のワークフローシステムが導入された時のことでした。当時は、個人的に「何でもワークフローシステムに取り込んでしまったら、“face to face”で行う仕事の良さが失われるのでは・・・」と懐疑的な思いを抱いていました。また、いくつもの役割を兼任している管理職には、ワークフローシステムから承認依頼メールが山のように飛んで来るようになり、社内のあちこちから不満の声が上がるのではないかと思っていました。

しかし、ワークフローシステムを使用して業務を進めていくうちに色々なことに気づかされました。例えば、情報システム系のモバイルアカウントの申請（新規、更新、削除）や、経理における収入印紙の払い出しなど、それまで紙で運用していた小さなフローがシステム化されることで処理が迅速になりました。また証票保管ができるメリットもあります。

とくに大きな効果だと思ったのは、詳細に書類を見ないで印鑑を押す、といったケースがなくなったことでした。もちろんワークフローシステムの画面上でも、内容の詳細を確認せず、安易に承認してしまう上司（承認者）はいるかもしれません。しかし承認ができるのは、承認者本人だけ。代わりに秘書や部下などに印鑑を押してもらう（承認）には、権限委譲の手続きが必要になります。したがって、承認を行うにあたって「従来よりも、詳細に確認しよう」という意識が高まったのではないかと思います。

ワークフローシステムは導入してすぐに効果が出るわけではなく、システムが徐々に仕事に溶け込み、いずれ馴染んでいくに従って迅速化や効率化、果ては仕事への取り組み姿勢にまで、良い影響があるということが、私が実際に使用してみて感じたことでした。

3.ワークフローシステムを導入するメリットとは

「ワークフローシステムを導入して良かったこと」をまとめてみましょう。導入時の直接的なメリットとしては、以下が挙げられます。

稟議の進捗状況がわかり、業務スピードが上がった

ワークフローシステム上から申請書（稟議）が、今どこで止まっているか、承認が下りるまでどのくらいの期間が必要かを把握することができるようになり、客先への回答、手配等を計画的に進められるようになりました。その結果、全体として業務スピードがアップしました。

ペーパーレス化（電子化）により印刷、保管、移送のコストが減った

ワークフローシステム導入前に比べ、紙代、印刷代、机や保管倉庫への保管費用、その書類を遠隔地へ発送する際の移送費用が削減できました。

書類の紛失がなくなった

忙しい上司であればあるほど色々な書類が机に埋もれてしまい、いざという時に大事な申請書を探すのに時間がかかった…といった事態も過去にはありました。しかし、ペーパーレス化によって申請書や添付文書がすぐ確認できるようになり、書類を紛失するということがなくなりました。

監査対応がスムーズになった

従来、内部監査や外部監査の際には対象書類を準備するために多くの時間を費やしていました。ワークフローシステムの検索機能で過去の書類を迅速に呼び出すことができるようになり、監査対応がスムーズに進められるようになりました。 また、間接的なメリットとしては、次のようなことが挙げられます。

社内ルールが整理出来た

ワークフローシステムを導入するにあたり、まずシステム化したい申請書の手続きやビジネスの手順、規定自体を明確にしていく作業を行いますが、その過程では様々な問題点（例えば、捺印欄はないものの、関連部署長が欄外にサインをしなければならないというローカルルールなど）が発見されます。こうした問題点は経営層の判断を仰いで改善を図り、職務権限などの社内規定を、よりあるべき姿に整理することができました。

こうした効果は目に見えづらいものです。しかしコスト面はもちろん、作業時間の削減、コンプライアンスの徹底、企業統制などの面において、計りしれないメリットがあると思います。

また、ワークフローシステムは単にワークフローとしてだけ使うのではなく、文書管理システムや回覧板としてなど、その会社に合ったスタイルで使用することで、更なるメリットを生み出します。

ワークフローシステムの素晴らしさに魅せられた私たちが、お客様へのワークフローシステムの導入に携わることになって早4年が経ちました。

次回は、色々なお客様へのシステム導入を進めた中心メンバーが、要件定義の苦労話や導入までの紆余曲折などをお話していきます。