お客様から「チームの生産性を上げたい」という相談をよく受けます。
具体的な課題として、「重要な情報が一部のメンバーにしか伝わらない伝達漏れ」や、「進捗状況の共有が不十分で、タスクの重複や無駄な作業が発生する」ことが挙げられます。これらのケースでは、情報共有がうまくいかず、チーム間の連携が十分に機能していないことが多いようです。
そこで今回の記事では、チーム間の連携を高めるプリザンターのメール通知やチャットツール通知機能をご紹介します。
プリザンター導入事例はコチラから！
プリザンターの通知機能は、特定の操作や条件に基づいて自動的に通知を送るための機能です。簡単な設定で実現できるのは、ノーコード・ローコード開発ツールならではのメリットです。
通知の種類は「メール」「Slack」「Teams」「Chatwork」などのコミュニケーションツールに自動で即時通知を送るので、重要な情報を見逃すことなくチーム全体がリアルタイムで情報を共有ができ、迅速な対応が可能になります。
メールはもちろん、プリザンターは下記のツールに通知を送信できます。自社では、対応漏れを防ぐために、チーム全体宛にメール通知を設定しています。
プリザンターでレコードが起票（作成）、更新、削除された際に、自動で通知が送信されます。瞬時に通知が送られるので、業務において最新の情報を逃さずに把握することができます。通知を解除したい場合は、設定画面の通知設定にてワンクリックで無効にすることも可能です。
※レコード起票後に届くメールの例
固定のメールアドレスはもちろん、プリザンターはそれに加えてレコード内に設定された担当者と管理者に通知を送信することができます。チーム共有用のメーリングリストを設定した上で、各レコードで設定されている担当者宛にも通知を送ることで、対応漏れの心配を減らすことができます。
上記の設定では、example＠example.com宛には固定で通知が送られ、加えてレコードごとに登録された担当者、および内容項目にメールアドレスが記載されている場合は、そちらのアドレスにも通知メールが送信されます。
またプリザンターは柔軟にメールの宛先が指定でき、上記の方法以外に組織やグループに所属ユーザーを登録しておくことで、その登録した組織IDもしくはグループIDに登録されているユーザーへ通知を発信できます。お客様の業務にあった、最適な設定を細やかに構築することが可能です。
上記のように、特定のユーザーと組織を指定することで、他部署や専門職の関係者も巻き込んで通知、利用ができるようになります。
システムが備えるメッセージ通知機能というと、事前に定型文からメッセージを設定し、メッセージ内容の変更ができないものがありますが、プリザンターは自由に文言をカスタマイズすることができます。必要な情報を自動通知フォーマットに設定することで、より早く情報を把握し対処することができます。
※異なったフォーマットの設定例です
実際にどのような業務で、プリザンターの通知機能を活用できるか、実例を挙げながらご紹介します。
まずは問い合わせ業務の対応フローから見ていきます。
この例では、社員がプリザンターで問い合わせ内容を起票して、メールで新規問い合わせの通知が人事部に届きます。そして人事部はプリザンターで同じレコード内に回答を更新し、更新された際に社員にメールの通知が行くという流れになります。
1.まず社員がプリザンターで起票します。問い合わせ部分を記入します。
2.人事部に問い合わせが起票された通知がメールで届きます。
3.人事部がプリザンターで回答を更新します。
4.更新された通知が起票者（営業課長）に届きます。
5.起票者（営業課長）が確認し、レコードのコメントでクローズの連絡をします。
6.状況を確認した別の人事スタッフがレコードの状況項目を更新し、レコードをクローズします。
7.起票者（営業課長）にレコード更新のメール通知（クローズ連絡）が届きます。
いかがでしょうか。チーム全員が誰でもフォローできるように、プリザンターで対応履歴を残しながら、メール通知で迅速な対応が可能になりました。さらに、問い合わせ分類をプリザンター起票時の選択肢に入れることで、蓄積したデータから問合せの傾向を分析でき、Q&A作成やマニュアル作成にも活用することができます。
今回はプリザンターの通知機能を活用した、チームの生産性向上の方法を紹介しました。ノーコード・ローコードツールのプリザンターなら簡単な設定で実装でき、特定の条件やタイミングに基づいた通知テンプレートをカスタマイズすることができます。このようにプリザンターの通知機能を活用し、プロジェクトやタスクに関する情報を一元管理することで、メンバー全員がリアルタイムで最新の情報を共有でき、タスクの遅延や問題を早期に発見して対策を講じることが可能です。また、顧客のメールリストをあらかじめ設定しておけば、誤送信対策にも繋がります。
今回はプリザンターの通知機能を紹介しましたが、その他にも外部システムや基幹システムの連携を可能とさせる「API連携」なども、今後テーマとして取り扱っていきます。その他の機能と組み合わせることで、より様々な業務に沿ったアプリを作成できるので、「こんな機能のアプリは作れるのかな？」など気になることがあれば、お気軽にお問い合わせください。
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