【ワークフローコラム】第6回

ワークフローと周辺システムとの連携　＜文書管理システム編＞

1. ワークフローと並ぶペーパーレスの主要な取り組み「文書管理システム」
2. ワークフローシステムと文書管理システムの関係は「餅は餅屋」
3. ワークフローと文書管理のシステム連携には多くのノウハウが必要

ワークフローと並ぶペーパーレスの主要な取り組み「文書管理システム」

ワークフローシステムの導入を検討する際に、よく同時に検討課題に挙がるのが「文書管理システム」の導入です。文書管理システムとはその名の通り、社内文書を電子化した上で専用のデータベース上で厳重に保管し、その更新履歴やアクセス権限などを一括管理する仕組みのことを指します。

2004年にe文書法が制定され、法律で保存を義務付けられている文書の多くを電子データとして保存できるようになりました。また、近年では電子帳簿保存法が改正され、税務関連の書類も（規定される要件の下）スキャン保存できるようになりました。私の主観ですが、このような法規制の変化や近年におけるペーパーレス化のニーズを受けてか、書類の電子化と文書管理システムによる管理をご検討されている企業様が増えているように感じます。

一方、ワークフローシステムも文書管理システムと同じく、紙の書類を電子化してワークフローの仕組みに載せる「ペーパーレス」の一環として、多くの企業で導入が進んでいます。こうしたことから、業務効率化やコスト削減を目指す企業が、ワークフローシステムと文書管理システムの双方に興味を抱くのは自然な流れだといえるでしょう。

しかし、ワークフローシステムと文書管理システムの位置付けや役割分担について、多少の誤解が生じている面も否めません。というのも、ワークフロー製品の多くは文書管理システムの機能の一部を有しており、一方で文書管理システムについてもワークフロー製品の一部の機能が存在していることが多いからです。つまり、どちらかを導入すれば、双方の機能を同時に手に入れられると考えてしまいがちです。

ワークフローシステムと文書管理システムの関係は「餅は餅屋」

しかし、中々そう上手くは行きません。確かにワークフロー製品は、申請・承認処理が完了したドキュメントを、すべて内部データベースに保管しています。そのため、このデータベースを基に文書管理ができると思われても不思議ではないかもしれません。実際、アーカイブぐらいであればワークフロー製品にも十分な機能があります。

しかし企業の文書管理システムには、先述したe文書法や電子帳簿保存法に準じた要件に応える必要があり、ワークフロー製品でこれを満たそうとすると難しいかもしれません。もう少し具体的に言うと文書管理には、どの文書がいつ、誰によって申請・承認されたかのという履歴や、アクセス記録の保持や改ざんの防止、検知といった機能が必要となります。また企業によってISO規格に準拠する必要がある場合は、これに対応できる機能が要件となります。

一方、文書管理システムのパッケージ製品に実装されているワークフロー機能も、細かな承認ルートを定義できないものがほとんどで、本格的なワークフローシステムとしての運用に耐えられるものではありません。このことから、現状ではワークフローの機能はワークフローシステムで、文書管理の機能は文書管理システムで実現することを推奨しています。それぞれの目的、得意とする分野が異なるため、中途半端な形にならないよう、実現したいシステムのビジョンやシステムの使い方、使われ方をよく練っておく必要があります。やはり「餅は餅屋」なのです。

ワークフローと文書管理のシステム連携には多くのノウハウが必要

ワークフローシステムと文書管理システムを別々に導入した場合、今度は「その間のつなぎ」が課題に上がってきます。ワークフローシステム上で申請・承認処理を終えた帳票やドキュメント類を、どうやって文書管理システムに登録するか。これを人手で一つひとつ登録するのも手ですが、組織の規模が大きく、登録する文書の数が多い場合には手間も膨大になります。当然、人がやる作業ですから、ミスや漏れはどうしても付き物です。

そこで重要になってくるのが、システム間連携です。ワークフローシステムが出力した文書（多くの場合はPDFファイル）を、自動的に文書管理システムに登録する仕組みを構築することで、両システムそれぞれの強みを生かしつつ、同時に運用負荷も低減できます。

ただし、このシステム連携を実現するには、幾つかの技術的なハードルを越えなくてはなりません。例えば、ファイルのアクセス権限の設定もその1つです。ワークフローシステム側では、申請・承認を終えたファイルに対して独自にユーザーアクセス権限を付与できますが、これを文書管理システム側にも引き継ぐことができれば、運用面でかなりの効率化を期待できます。しかし、このような連携を行うのは決して簡単なことではなく、高度なスキルとノウハウを必要とします。

その点、弊社では数多くのワークフローシステム構築の実績と、自社における大規模ワークフローシステムの構築・運用の長年の経験を持っています。もちろん文書管理システムとの連携についても、過去の豊富な実績と経験から培った豊富なノウハウを基に、お客様の細かな要望にも柔軟にお応えできます。

もし何らかのお困り事をお持ちでしたら、ぜひお気軽にご相談いただければと思います。