事例紹介株式会社JMC 様[情報サービス業]

株式会社JMC

株式会社JMC 様

属人化されたExcel業務の悩みを解消!
請求書処理の自動化を実現した成功例

株式会社JMC 様

少子高齢化による就労人口の減少などによる人手不足、スキル不足を解消し、従業員に働きがいのある業務環境を提供するための「ワークスタイル変革」が推進されるようになり、業務の効率化・自動化が多くの企業でトレンドとなっています。
あらゆる企業で行われているExcel 業務の効率化・自動化を実現するソリューションの導入効果を実際の成功事例をもとにご紹介します。

事例のポイント

月末の請求書のExcel処理が大きな負担に

課題

  • 月末の請求書のExcel処理が大きな負担
  • Excel作業を効率化できてもメンテナンスが難解

xoBlos導入の効果

  • Excel処理の自動化により正確性が向上
  • 2人で丸2日かかっていた作業が10分程度に短縮

課題

手作業の計算式入力を多用したExcel業務で従業員が疲弊

株式会社JMC 交流情報部 コンテンツ制作チーム グループリーダー 小池真弓氏

株式会社JMC
交流情報部 コンテンツ制作チーム
グループリーダー 小池真弓氏

JTBグループで旅行情報を専門に取り扱う中核会社として発足した(株)JMC(JTBメディアクリエーション、以下、JMC)。現在ではWebサイトやコンテンツの制作、システム構築など幅広いビジネスを展開しています。その交流情報部コンテンツ制作チームでは、首都圏エリアにある各オフィスにおける電話の回線利用明細をまとめて、個所ごとの請求書を作成するというバックオフィス業務を行っています。毎月の請求書の処理はExcelで行っており、担当者にかかる負担はかなり大きかったとJMC交流情報部コンテンツ制作チームグループリーダーの小池真弓氏は語ります。

「毎月、通信会社から各個所の利用明細データが回線ごとに送られてきます。複数の回線を契約しているオフィスでは、それぞれ請求がくるため、それをExcelで個所ごとに1つにまとめて本社の財務部門に請求するという業務を行っています」(小池氏)

これらの請求データは、契約ごとに様々な割引が適用されており、割引率や適用条件もバラバラ。さらに国内・海外の通話では消費税が異なるなど、同一のフォーマットでは処理できないケースも多く、請求ごとに計算式を手作業で入力して処理を行っていたといいます。もちろん可能な部分はExcelのマクロ機能を活用していましたが、効率化できる作業が限られるため、根本的な解決にはつながらなかったと小池氏は話します。マクロの活用は多くの企業のExcel業務で行われているものですが、作成者以外にはメンテナンスが難しいなど"属人化"が起こりやすく、そこに問題が生じるケースもめずらしくありません。JMC交流情報部コンテンツ制作チームの稲葉京子氏は、手作業で行っていたExcel業務の問題をこう振り返ります。

「2名の担当者で同じ作業を行って照合するというフローを採用していたのですが、請求データの内容に合わせて、毎月いくつもの計算式を手作業で入力していくため、計算が合わなかった際の確認にも時間がかかっていました。データが送られてくるのが毎月25日以降で、月末には請求書にまとめて送らなければならないため、集計期間中の残業時間はかなりのものでした」(稲葉氏)

正確性が要求される業務でありながら短い作業期間で完了させる必要があるため、担当者にかかる精神的な負担も大きかったといいます。

導入と効果

丸2日かかっていた請求書作成・確認が10分かからずに完了

株式会社JMC 交流情報部 コンテンツ制作チーム 稲葉京子氏

株式会社JMC
交流情報部 コンテンツ制作チーム
稲葉京子氏

こうしたバックオフィス業務でのExcel帳票作成における課題を解決するためにJMCが採用したソリューションが、デジタル・インフォメーション・テクノロジーが開発したExcel業務自動化ツール「xoBlos(ゾブロス)」です。xoBlosでは、業務で利用しているExcel帳票を取り込み、XML形式でマスタールールを作成し、テンプレート化して、さまざまな形式で出力可能。各部署でバラバラに運用していたExcelファイルを一元管理できるだけでなく、DBなど他システムのデータと連係させることも容易となります。人手不足対策のためのサービス・ソリューションを集めたイベント会場でxoBlosの存在を知ったJMCは、ソリューション導入を支援するCTCシステムマネジメント(株)(以下、CTCS)から詳細を確認し、同社としては異例のスピードで導入のGOサインを出したといいます。

JMC交流情報部シニアエキスパートの久々宇博氏は、xoBlos導入の経緯をこう語ります。

「2~3営業日を複数の担当者が付きっきりで行っていた作業がほんの数分で終わるという話で、まずは"やってみよう"と。作業時間の短縮だけでなく正確性の向上も期待でき、コスト面でも担当者の負担が軽減できれば、費用対効果が高いのではと判断しました」(久々宇氏)

通常、バックオフィス業務の効率化・自動化を考えた場合、近年注目が高まっているRPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)の導入も視野に入ります。しかし今回の事例では、業務のボトルネックがExcelを使用した大量のレコード処理に集中していたこともあり、RPA製品ではなくExcel処理の自動化に特化したxoBlosが選択されました。

xoBlosの概要を聞いた現場では「これまで人数をかけて毎月苦労していた作業を本当に自動化できるのか、少し不安がありました」(稲葉氏)など、その効果に半信半疑な面もあったといいますが、実際に導入・運用した結果は「大満足」と全員が口を揃えました。十数年にわたって毎月末に複数担当者が丸2日がかりで行っていた作業が、10分かからない程度の時間で完了するようになったことは、想定をはるかに超えるインパクトがあったといいます。

また、xoBlos導入までの流れも非常にスピーディかつスムーズだったと久々宇氏は語ります。これには、xoBlosに関する豊富な知見を持つCTCSによる導入支援が大きな役割を果たしたといいます。CTCSでは、JMCの業務担当者によって作成・アップデートされてきたマニュアルをベースにxoBlosのフローを構築しました。

「私たちが作成したマニュアルはかなり複雑なもので、はじめて見てすぐ理解できるものではないのですが、CTCシステムマネジメントの担当者さんはマニュアルを見るだけで理解して迅速にxoBlosでの業務フローを構築してくれました」(小池氏)

これにより、本稿はxoBlosの導入事例としても提案から導入まで最短に近い期間で進められたケースとなりました。CTCSの構築担当者によると、今回スムーズに導入できた要因の1つは、JMC側のマニュアルがきちんと整備されていたことにあるといいます。xoBlosを活用した業務の自動化においては、マニュアルなどで業務手順が明確になっていることが重要で、その意味でも本事例はxoBlos導入の理想形に近かったとのことです。

JMCの久々宇氏も「新たなソリューションを導入する際にはスピード感が足りないケースが多いものですが、今回はCTCSのサポートによって非常にスピーディに導入できたというイメージがあります」と語ります。

今後の展開

RPAなどの自動化ソリューションとxoBlosの連携も予定

株式会社JMC 交流情報部 シニアエキスパート 久々宇(くぐう)博氏

株式会社JMC
交流情報部 シニアエキスパート
久々宇(くぐう)博氏

今回は、月末の短期間に複数担当者のリソースを割いて行われていたExcel業務を、既存のExcelファイルを活かしながら効率を大幅に改善したケースを紹介しました。ただしxoBlosの効果はそれだけに止まらず、Excel業務に課題を抱えるあらゆる企業の現場で発揮されます。xoBlosを活用することで、マクロを組むよりも効率的で柔軟性の高い自動化を実現し、いわゆる"Excel職人"のスキルに頼ることなく業務の効率化を図ることが可能となります。

JMCでもこの成功を活かし、xoBlosの活用を拡大していく予定だといいます。「首都圏以外のエリアにおける請求書作成業務にもxoBlosの採用を決定しました。また、他のチームにおいてもExcelの業務利用は多く、そのほとんどがExcelに詳しい従業員による"属人化"された業務となっています。ここにもxoBlosを導入して、業務効率化と属人化解消に役立てられたらと考えています」(久々宇氏)

JMCでは、"ITを活用した業務効率化"にこれからも積極的に取り組んでいくとのことです。RPAによる自動化を進め、テレワークなど在宅勤務の環境も構築、その中でxoBlosとの連携も拡大していくといいます。そこにはCTCSの持つ豊富なノウハウが活かされます。CTCSはRPAの導入支援を始め、RPAと他のツール群の組み合わせによる価値を提供する「Robochestration」を提唱しており、今後も、日常業務でのExcel処理の悩みを始め、業務の自動化・効率化を図りたい企業の担当者を支援するソリューションを拡充させていきます。

お客様プロフィール

株式会社JMC

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所在地 〒164-0012
東京都中野区本町2-46-1
中野坂上サンブライトツイン10階
URL https://www.jtb-jmc.co.jp

※ 本記事は2019年1月に取材した内容を基に構成しています。記事内のデータ、組織名、役職などは取材時のものです。
※ xoBlosはデジタル・インフォメーション・テクノロジー株式会社の登録商標です。

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