個人情報の取り扱い

『個人情報の開示等のご請求』手続きについて

当社は、当社の保有する個人データ(開示対象個人情報※1)について、原則としてご本人から開示等のご請求があった場合、書面により、適切に対応させていただいております。 なお、個人データの利用目的の通知、内容の訂正・追加・削除、利用の停止および第三者への提供停止について、「個人情報の保護に関する法律」(以下、保護法という)に基づきご請求いただける場合は、次の通りです。

(1) 利用目的の通知-「個人情報の取り扱い」に記載された利用目的では明らかな確認ができない場合
(2) 内容の訂正・追加・削除の場合-ご本人の個人データの内容が事実と異なる場合
(3) 利用の停止-当社が、利用目的の達成に必要な範囲を超えて、ご本人の個人データを取り扱っている場合、
     またはご本人の個人データが不正な手段により取得されたものである場合
(4) 第三者への提供停止-当社が、ご本人の事前の同意なく、その個人データを第三者に提供している場合

なお、以下に該当する個人情報は、開示の対象とはしておりませんのでご注意ください。

  1. 「保有個人データ」(開示対象個人情報※1)に該当しないもの
    (1) 当社が業務受託しているに過ぎず、そのデータについて当社に開示等の権限がないもの
  2. 保護法第25条の定めにより開示等の対象としないもの
    (1) 開示等を行なうことにより、本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
    (2) 開示等を行なうことにより、当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合
    (3) 開示等をすることが他の法令に違反することとなる場合
  3. その他、法令等に定める場合

1. 開示等の対象範囲

開示等の対象範囲は、ご本人の住所、氏名、当社の利用目的のほか、保有個人データ(開示対象個人情報※1)に含まれ、かつ当社が取得し、現に保有しているものに限ります。

※1 開示対象個人情報とはJISQ15001:2006にて定義された名称で、個人情報取扱事業者(当社)が本人から求められる開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止および第三者への提供の停止の求めのすべてに応じることができる権限を有する個人情報のことです。
保有個人データは、個人情報保護法で定義された名称で、個人情報取扱事業者(当社)が開示等の権限を有する個人データですが、6ケ月以内に削除するものは対象外となります。(保護法第2条5項)
当社はJISQ15001:2006を遵守しており、保有個人データを開示対象個人情報と読み替えて使用しております。

2. 開示等の内容

(1) 利用目的の通知-「個人情報の取扱い」に記載された利用目的では明らかな確認ができない場合
(2) 内容の訂正・追加・削除の場合-ご本人の個人データの内容が事実と異なる場合
(3) 利用の停止-当社が、利用目的の達成に必要な範囲を超えて、ご本人の個人データを取り扱っている場合、または、ご本人の個人データが不正な手段により取得されたものである場合
(4) 第三者への提供停止-当社が、ご本人の事前の同意なく、その個人データを第三者に提供している場合

3. 開示等のご請求先

開示等をご請求いただく場合には、当社所定の申請書に必要事項を記入し、ご本人確認のために必要な書類、手数料(開示、利用目的の通知のご請求のみ)を同封の上、下記宛に「配達証明郵便」など配達記録が残る方法にてご送付ください。
なお、ご送付いただいた書面については、ご返却いたしかねますので、あらかじめご了承ください。
また、直接ご来社いただいてのご請求はお受けいたしかねますのでご了承くださいますようお願い申し上げます。

開示等のご請求先
〒102-0075
東京都千代田区三番町8番地1
CTCシステムマネジメント株式会社 人事・総務部
TEL. 03-5210-8150
受付時間:9:00~17:00 ただし、土日祝日および年末年始を除く

※1:上記窓口は、当社が保有する個人情報に関する苦情、相談、お問い合わせ、開示・追加訂正削除・利用・提供停止についてのみご請求等を承ります。当社の保有個人情報と直接関係の無いお問い合わせや売り込み、見積依頼等は当社のサイトをご確認いただき、各担当窓口へのご連絡をお願い申し上げます。

※2:あらかじめご本人のご了解をいただいて当社が送付するダイレクトメール(DM)やメールマガジン、およびセミナー・イベント等のご案内については、当該DM等に記載している問い合わせ窓口宛にご連絡戴けますよう、お願い申し上げます。当該DM等に記載している問い合わせ窓口宛のご連絡で当該DM等に記載している所定の方法に従う場合に限り、以下に記載するご請求のための書類および手数料は不要です。

4. 開示等のご請求に際して提出していただく書面等

ご本人が開示等のご請求を行なう場合は、次の個人情報開示等請求書をダウンロードおよび印刷していただき、所定の事項を全てご記入の上、本人確認のための書類(1)-bを同封し、上記3のご請求先(当社人事・総務部(個人情報相談窓口))まで配達証明郵便などの配達の記録が残る方法によりご郵送ください。転居等により、ご本人の現住所と当社が保有するご本人のデータ上の住所が異なる場合には、転居等の履歴がわかる書類のご提出をお願いします。
なお、お手数ですが、下記の書面に本籍地等が記載されている場合は、本籍地等の事項を除いてコピーしてくださいますようお願いします。

(1) ご本人によるご請求の場合

a. 個人情報開示等請求書(個人情報開示等請求書ダウンロード)
b. ご本人確認のための書類 ※以下、イ~ホのいずれか1点
    イ. 運転免許証のコピー
    ロ. 旅券(パスポート)のコピー
    ハ. 健康保健の被保険者証のコピー
    ニ. 年金手帳のコピー
    ホ. 外国人登録証明書のコピー

(2) 法定代理人の場合

a. 個人情報開示等請求書
b. ご本人確認のための書類(上記(1)-bと同様)
c. 戸籍謄本または扶養家族が記入された健康保険証のコピー
d. 未成年者または成年被後見人の法定代理人のご本人確認書(上記(1)-bと同様)

(3) 委任による代理人の場合

a. 個人情報開示等請求書
b. 当社所定の委任状(委任状ダウンロード)
c. ご本人の印鑑証明書(発行日より3ケ月以内のもの)
d. ご本人確認のための書類(上記(1)-bと同様)
e. 代理人のご本人確認書類(上記(1)-bと同様)
f. 開示等の結果の受取人

当社からの開示等の結果を代理人が受け取る場合は、委任状に「開示等の結果を受領する権限を委任する」旨をご記入ください。この場合、委任状にはご本人の実印を押印し、ご本人の印鑑証明書もご提出ください。開示等の結果受領権限を委任する旨のご記入、実印の押印、印鑑証明書の提出がない場合には、当社は開示等の結果をご本人に対して行うことをあらかじめご了承ください。

(4) ご本人の退職等に伴う処置の場合

a. 個人情報開示等請求書(個人情報開示等請求書ダウンロード)
b. 以下事実が確認できる社印(または社長印)を押印した書類
    イ. ご本人からの請求ができない事由
    ロ. ご請求者とご本人との関係(同一部署に在籍、被引継ぎ者等)
    ハ. ご本人の在籍および退職の事実と入社年月日、退職日
    ニ. 捺印した社印または社長印の印鑑証明書原本1通

5. 開示等のご請求の手数料およびお支払い方法

(1) 手数料

個人情報の開示、利用目的の通知のご請求の場合については、1回につき600円(税込)
(本人限定受取郵便により書面にてご回答する実費)
手数料につきましては、予告無く変更させていただくことがありますので、あらかじめご了承ください。

(2) お支払い方法

600円分の郵便切手を申請書類に同封してください。
手数料が不足していた場合、および手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げた上で、ご提出いただいた書面など一式をご返却いたします。お手数ですが、再度のご提出をお願いいたします。

6. 開示等のご請求に対する回答方法

申請書に記載いただいたご住所宛に、ご本人限定受取郵便により書面によってご回答申し上げます。
なお、開示等のご請求に際してご提出いただくすべての書面等が当社に到達した時からご回答までは、少なくとも2週間程度はお時間をいただきます。また、窓口の混雑その他、当社の業務上の事情がある場合は、それ以上にご対応が遅延する場合がありますので、あらかじめご了承ください。

7. 開示等のご請求に伴い取得した個人情報の利用目的

開示等のご請求にともない取得した個人情報は、開示等のご請求への対応に必要な範囲のみで取り扱うものとします。ご提出いただいた書類は、開示等の求めに対する対応が終了した後、一定期間記録として厳重に保管管理した後に、適切な方法で廃棄させていただきます。

8. 保有データの不開示事由について

次の項目に該当する場合には、不開示とさせていただきます。不開示を決定した場合は、その旨、理由を付記してご通知申し上げます。また、不開示の場合についても所定の手数料はいただきます。

(1) 申請書に記載されている住所・ご本人確認のための書類に記載されている住所・当社の登録住所が一致しないときなど、ご本人確認ができない場合
(2) 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
(3) 所定の申請書類に不備があった場合
(4) 開示等をご請求いただいた個人情報が、当社の保有する個人情報に該当しない場合
(5) ご本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
(6) 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合
(7) 他の法令に違反することとなる場合

9. 本手続きの改訂について

この開示等のご請求手続きは、ご本人の個人情報の保護を図るため、および法令等の変更に対応するために、内容を一部改訂することがあります。開示等を請求する際には、都度、この手続きをご確認願います。

以上

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